Arbetsgivaren får läsa medarbetares jobb-epost – om det finns ett tydligt syfte
Företaget hade drabbats av ett omfattande IT-haveri. Ett datorvirus hade tagit sig in i företagets nätverk och IT-avdelningen fick panik. De lyckades kontrollera viruset och begränsa skadan – men sedan började arbetet med att klura ut vad det var som hade hänt. Inte minst väcktes frågan hur långt arbetsgivaren får gå när det gäller att kontrollera medarbetarnas datorer och mobiltelefoner?
Företagets vd var bland annat osäker på om företaget behövde ett beslut om husrannsakan för att kontrollera vilka webbsidor som medarbetarna hade varit inne på? Och - fick företaget även gå igenom telefoner?
Företaget hade egentligen ingen IT-policy innan IT-haveriet inträffade.
Vad säger arbetsrättsexperten? Hur långt får arbetsgivaren egentligen gå när det gäller att kontrollera medarbetarnas datorer och mobiltelefoner?
– Det korta svaret är att arbetsgivaren har en relativt långtgående rätt att kontrollera arbetsredskap som arbetsgivaren själv tillhandahåller – det vill säga det behövs inget ”beslut om husrannsakan”. Datorn, mobiltelefonen och e-postkontot är normalt arbetsredskap, säger Ambjörn Wahlberg, arbetsrättsexpert och företagsrådgivare på TMF.
– Därför kan arbetsgivaren ställa upp regler för hur de ska användas och kontrollera att reglerna följs. Det är normalt tillåtet att kontrollera inloggningsloggar för att upptäcka obehörig åtkomst. Det är även tillåtet att följa upp webbanvändning för att skydda företagets IT-miljö eller att undersöka misstänkta säkerhetsincidenter. Om en medarbetare slutar eller blir långtidssjukskriven och till exempel viktiga kundärenden riskerar att bli liggande, kan arbetsgivaren också behöva komma åt arbetsrelaterad information i e-post eller dokument för att verksamheten ska fungera.
Finns det några gränser för arbetsgivarens kontrollrätt?
– Kontrollen måste alltid ha ett tydligt syfte och vara proportionerlig. Sedan är det som huvudregel inte tillåtet att läsa privata chattar, sms eller e-postmeddelanden. En anställd har rätt till ett visst privatliv även när arbetsgivarens utrustning används. För att arbetsgivaren ska kunna gå så långt krävs normalt starka skäl, till exempel allvarliga misstankar om illojalitet, brott mot lagen om företagshemligheter eller annan brottslighet.
Tips från arbetsrättsexperten
- Var tydliga redan från början.
- Ha genomarbetade IT- och mobilpolicyer och informera medarbetarna om vilka kontroller som kan förekomma.
- Om medarbetarna vet vilka spelregler som gäller och arbetsgivaren kan visa ett tydligt och legitimt syfte, då hamnar man nästan alltid rätt både arbetsrättsligt och integritetsmässigt.