Organisatorisk och social arbetsmiljö

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (ofta förkortat ”OSA”) är en viktig byggsten i arbetsmiljöarbetet. Det handlar om hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas samt hur vi samspelar med och påverkas av varandra på arbetsplatsen. Till den sociala arbetsmiljön räknas också digitala forum som mejl, sms, chatt och liknande.

Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, är en precisering av föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), AFS 2001:1.
I enlighet med reglerna i SAM ska även den organisatoriska och sociala arbetsmiljön riskbedömas.

Definitioner

OSA-reglerna innehåller följande definitioner:

  • Krav i arbetet: De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar, t ex arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.
  • Ohälsosam arbetsbelastning: När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Obalansen blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
  • Organisatorisk arbetsmiljö: Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar.
  • Resurser för arbetet: Det i arbetet som bidrar till att uppnå mål för arbetet eller hantera krav i arbetet, t ex arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjlighet till kontroll i arbetet och möjlighet till återhämtning.
  • Social arbetsmiljö: Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.

Kunskaper

Chefer och arbetsledare ska ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling. Det ska finnas förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken.

Kunskap kan tillföras genom utbildning och det är bra om chefer, arbetsledare och skyddsombud utbildas tillsammans. Med förutsättningar avses bland annat tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare.

Mål

Det ska finnas mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att främja hälsa samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Målen ska vara skriftliga om det finns minst 10 arbetstagare i verksamheten.

Det är viktigt att arbetsgivaren tar fram en tydlig strategi för arbetet med att uppnå målen och att målen är förankrade i företagets högsta ledning samt i övriga delar av organisationen. Målen kan t ex syfta till att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Målen bör ha sin grund i företagets arbetsmiljöpolicy och vara förenliga med denna.

Arbetsbelastning

Arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagare får inte ge upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Kravet gäller såväl chefer och arbetsledare som övriga arbetstagare.

Arbetsgivaren bör ta hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning vid tilldelning av arbetsuppgifter som innebär krav i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad som behöver vägas upp med resurser. Detta innebär således att arbetsgivaren ska undersöka och åtgärda risker kopplade till arbetsbelastning. Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen.

Åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning kan till exempel vara minskad arbetsmängd och varierade arbetsuppgifter, möjligheter till återhämtning, ökad bemanning och nya kunskaper. Arbetsgivaren bör även försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras.

Det är viktigt att det finns förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till.

Arbetstagarna ska känna till:

  1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
  2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
  3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
  4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
  5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.

Dessutom ska arbetstagarna känna till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1-5. Arbetsgivaren bör regelbundet gå igenom punkterna 1-5 för att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna.

Starkt psykiskt påfrestande arbete

Arbetsgiven ska motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna.

Situationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande är till exempel att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår. Åtgärder vid starkt psykiskt påfrestande arbete är t rutiner för att hantera krävande situationer, regelbundet stöd av handledare, informations- och utbildningsinsatser.

Arbetstid

Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna.

Det innebär att arbetsgivaren redan vid planering av arbetet bör ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa. Exempel på arbetstider som kan medföra risker är:

  1. skiftarbete,
  2. arbete nattetid,
  3. delade arbetspass,
  4. stor omfattning av övertidsarbete,
  5. långa arbetspass, och
  6. långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar.

Det är viktigt att uppmärksamma möjligheterna till återhämtning samt ta hänsyn till att arbetstidens förläggning kan påverka risken för olyckor.

Kränkande särbehandling

Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Åtgärder ska vidtas för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.

I rådstexten anges att klargörandet lämpligen görs skriftligen i en policy. Det poängteras att chefer och arbetsledare har ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling. Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling.

Vidare ställs krav på rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska framgå:

  1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
  2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och
  3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp.

Rutinerna ska vara kända för alla arbetstagare.
I rådstexten anges att kränkande särbehandling vanligtvis rapporteras till närmaste chef, men om arbetstagaren inte kan vända sig dit kan hen vända sig till en högre chef, eller till ett skyddsombud. Arbetsgivaren kan t ex ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp. Hänvisning görs till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete och arbetsgivarens skyldighet att utreda orsakerna till ohälsa. Härmed poängteras också vikten av att den som gör en utredning har tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt samt har de berördas förtroende.